Franz-Nabl-Institut für Literaturforschung

Office Manager:in (m/w/d)

Ihre Aufgaben:

• Selbstständige Organisation und Verwaltung des Sekretariats des Franz-Nabl-Instituts und des Literaturhauses Graz
• Entscheidungsvorbereitung für die Institutsleitung
• Unterstützung bei der Budgetplanung, Erstellung regelmäßiger Budgetberichte und Finanzpläne, laufende Budgetüberwachung, Abrechnung von Drittmittelprojekten, Abwicklung des gesamten Budgets von Franz-Nabl-Institut und Literaturhaus Graz (SAP)
• Administrative Tätigkeiten im Veranstaltungsbereich: Ausstellung von Werkverträgen und Rechnungen, Buchung und Verrechnung von Reisen, Abrechnung von Ticketeinnahmen, Hotelbuchungen, Abwicklung von Gastveranstaltungen und Vermietungen
• Selbständige Führung des Bestellwesens und der Angebotseinholung, administrative Tätigkeiten in Personalangelegenheiten, IT-Verwaltung, Raumbuchungen und andere Aufgaben in UNIGRAZonline, Ansprechperson für die Hausverwaltung und von Dienstleistern und Fremdfirmen im Haus
• Parteienverkehr: Erteilung von Auskünften für Benutzerinnen und Benutzer des Instituts und seiner Einrichtungen, Bibliotheksdienste, Telefondienst

Ihr Profil:

• Abgeschlossene Ausbildung (kaufmännischer Abschluss)
• Ausgezeichnete Kenntnisse in SAP und MS-Office (insb. Word und Excel)
• Mehrjährige Berufserfahrung im administrativen Bereich, buchhalterische Kenntnisse
• Kenntnis der Strukturen der Universität und/oder des Kulturbetriebes (wünschenswert)
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse
• Organisationskompetenz
• Hohes Maß an Belastbarkeit und Eigeninitiative
• Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise

Wir bieten:

• Sinn: Wir bieten sinnstiftende Arbeit für die Welt von morgen.

• Unser internes Weiterbildungsangebot ist so bunt wie die Universität.

• Zusammenarbeit: Bei uns finden Sie interdisziplinäre, berufsgruppenübergreifende Möglichkeiten zur Zusammenarbeit.

• Benefits: Selbstverständlich gibt es alle gängigen Benefits von A wie Altersteilzeit bis Z wie Zumbakurse am Universitätssportinstitut (USI).

• Vielfalt: Neben der inhaltlichen Vielfalt der verschiedenen Wissenschaftsdisziplinen bieten wir ein Arbeitsumfeld, in dem Diversity gelebt wird und einen hohen Stellenwert einnimmt.

• Flexibilität: Flexibilität beweisen wir nicht nur mit den verschiedenen Arbeitszeitmodellen sondern auch mit den Angeboten zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

Wir bieten ein Jahresbruttogehalt auf Basis Vollzeit von mindestens € 35841.40 Eine Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung ist möglich.

Die Universität Graz strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an, insbesondere in Leitungsfunktionen und beim wissenschaftlichen Personal, und lädt deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung ein. Im Falle der Unterrepräsentation werden Frauen bei gleicher Qualifikation grundsätzlich vorrangig aufgenommen. Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung, die über eine ausschreibungsadäquate Qualifikation verfügen.

Bitte beachten Sie, dass wir Bewerbungen aufgrund der geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben ausschließlich über unser webbasiertes Bewerber:innen-Tool entgegennehmen können.

Über uns

An der Universität Graz arbeiten 4700 Mitarbeiter:innen gemeinsam an Zukunftsfragen und Lösungen für die Welt von morgen. Unsere Studierenden und unsere Forscher:innen stellen sich den großen Herausforderungen der Gesellschaft und tragen das Wissen hinaus. We work for tomorrow. Werden Sie Teil davon!

Kontakt

Univ.-Prof. Dr. Klaus Kastberger  I  klaus.kastberger@uni-graz.at